MEJORA DEL MARGEN MEDIANTE EL REDISEÑO DE PROCESOS

¿Por qué centrarse en la mejora de márgenes?La mejora de márgenes es un objetivo prioritario para las empresas que buscan no solo ser más rentables, sino también mantenerse competitivas en un mercado cada vez más competitivo. Los márgenes, ya sean brutos, operativos o netos, reflejan la eficiencia y la solidez financiera de una empresa. Lograr mayores márgenes puede ser resultado del crecimiento de los ingresos, la reducción de costes o la eficiencia operativa. Aquí es donde el rediseño de procesos se vuelve vital.Al reevaluar y modificar la forma en que se realiza el trabajo (en operaciones, atención al cliente, cadenas de suministro y funciones administrativas), las empresas pueden reducir significativamente los costes, impulsar la productividad y, como resultado, aumentar los márgenes de beneficio.¿Qué es el rediseño de procesos?El rediseño de procesos, también conocido como reingeniería de procesos de negocio u optimización del flujo de trabajo, implica un análisis exhaustivo y la transformación de los procesos de negocio existentes para mejorar los resultados. En lugar de realizar pequeños ajustes, a menudo implica una reconsideración fundamental de cómo se estructuran y ejecutan las tareas.

En esencia, el rediseño de procesos está diseñado para:

• Eliminar ineficiencias
• Reducir redundancias
• Automatizar acciones manuales o repetitivas
• Agilizar la comunicación y los traspasos
• Mejorar la experiencia del cliente

Si se realiza correctamente, el resultado puede ser tiempos de respuesta más rápidos, menor necesidad de mano de obra, mejor utilización de recursos y, en general, menores costos de procesamiento; todo ello, con un impacto positivo en sus márgenes.

Relación entre procesos y márgenes de beneficio

Todo proceso interno afecta la estructura de costos, lo que se relaciona directamente con los márgenes de beneficio. Por ejemplo, los retrasos en la producción pueden implicar entregas tardías y sanciones, mientras que el exceso de personal incrementa los costos laborales sin aportar un valor proporcional. Por el contrario, la optimización de los procesos permite producir más con los mismos recursos (o con menos).Por lo tanto, la mejora de los procesos empresariales se traduce en mayor agilidad, capacidad de respuesta y escalabilidad, lo que contribuye a mantener o aumentar los márgenes a medida que la empresa evoluciona.

Pasos para mejorar los márgenes mediante el rediseñoPara lograr una mejora en los márgenes mediante el rediseño de procesos, las organizaciones deben adoptar un enfoque estructurado. Los siguientes pasos describen las mejores prácticas empleadas por empresas exitosas:1. Mapear los flujos de trabajo existentesComience por crear una imagen clara de sus procesos actuales. Esto puede implicar:Crear diagramas visuales de flujo de trabajoListar cada actividad, entrada y salidaDocumentar los cronogramas y los responsablesEl objetivo es aclarar dónde existen retrasos, cuellos de botella o redundancias2. Medir las métricas de rendimiento

Recopilar datos para comprender la eficacia de los procesos existentes utilizando métricas clave:

• Tiempo de ciclo
• Costo por transacción/unidad
• Tasas de error o frecuencia de reproceso
• Satisfacción del cliente

Este enfoque basado en datos le indicará dónde es posible mejorar los márgenes.

3. Identificar áreas de mejora

Con indicadores de rendimiento claros, puede priorizar qué procesos necesitan rediseño y cuáles ofrecen el mayor retorno de la inversión. Considere herramientas como:

• Metodología Lean
• Six Sigma
• Kaizen o mejora continua
• Análisis de causa raíz

4. Diseña el nuevo proceso

Los nuevos procesos deben centrarse en la generación de valor y, al mismo tiempo, en la eliminación de desperdicios. Estos suelen incluir:

• Automatización de procesos (p. ej., mediante IA o RPA)
• Sistemas de información centralizados
• Eliminar niveles de aprobación innecesarios
• Delegar la toma de decisiones cuando corresponda

Crea un prototipo de tu nuevo flujo de trabajo e incorpora las aportaciones de los empleados para garantizar su practicidad y aceptación.

5. Capacitación e implementación

Asegúrate de que los equipos comprendan el nuevo proceso y cuenten con herramientas y capacitación actualizadas. La implementación debe incluir:

• Planes de gestión de cambios
• Sesiones de capacitación
• Documentación actualizada y directrices claras

6. Monitoreo y optimización

Tras la implementación, el monitoreo continuo es crucial. Utilice los mismos KPI para medir las mejoras y repita los pasos cuando sea necesario.

En última instancia, el efecto acumulativo de procesos bien rediseñados se traduce en una reducción de costos, un mayor rendimiento y una mejor prestación del servicio, todo lo cual impulsa el crecimiento del margen.

Ganancias de margen reales gracias al rediseño de procesos

Empresas de todos los sectores han aprovechado el rediseño de procesos para mejorar drásticamente sus márgenes de beneficio. Analicemos algunos ejemplos ilustrativos que demuestran lo que es posible.

Fabricación: Reducción de desechos y reprocesos

Un fabricante mediano de productos electrónicos se enfrentó a importantes costos de reproceso y desechos, lo que redujo su margen bruto. Al mapear sus procesos de producción, identificó que las especificaciones poco claras y los controles de calidad inconsistentes provocaban errores.

Mediante el rediseño de procesos, la empresa:

• Introdujo instrucciones de trabajo estandarizadas
• Automatizó los puntos de control de calidad mediante sistemas de visión
• Implementó un análisis de causa raíz para cada defecto

Los resultados incluyeron una reducción del 35 % en los costos de reprocesamiento y una mejora del margen bruto de 8 puntos porcentuales en nueve meses.

Venta minorista: Optimización de la cadena de suministro

Un minorista con sede en el Reino Unido, con más de 200 tiendas, se enfrentaba a altos costos de inventario y desabastecimiento. Al rediseñar su proceso de cadena de suministro, logró:

• Pasó de un modelo de inventario de empuje a uno de extracción
• Integró herramientas de pronóstico de proveedores
• Perfeccionó la agrupación de pedidos y los cronogramas de entrega

Este rediseño del proceso condujo a una reducción del 22 % en los costos de mantenimiento de inventario e impulsó los márgenes operativos en 4 puntos porcentuales.

Servicios Financieros: Automatización del Procesamiento de Préstamos

Un banco regional se veía abrumado por un proceso de aprobación de préstamos lento y propenso a errores. El personal estaba abrumado por las verificaciones manuales de documentos y las revisiones de cumplimiento. Al implementar una herramienta digital de suscripción de préstamos, el banco:

• Redujo el tiempo de procesamiento de 5 días a 1
• Redujo la carga de trabajo de ETC (equivalente a tiempo completo) en un 40%
• Mejoró la calificación de satisfacción del cliente de 6/10 a 9/10

Esto no solo redujo significativamente los gastos generales, sino que la mejora de la eficiencia y la precisión permitió una mayor dispersión de los préstamos y mejores perfiles de riesgo. El margen neto del banco mejoró 6 puntos porcentuales en menos de un año.

Conclusión

El rediseño de procesos no es solo una medida de reducción de costos, sino una herramienta estratégica para mejorar el margen y lograr un rendimiento empresarial sostenible. Ya sea desvinculando los flujos de trabajo de las tecnologías heredadas o centrándose en actividades centradas en el valor, la reingeniería de las operaciones principales genera beneficios tanto en los resultados como en la experiencia.

Cuando se implementan con cuidado y se adoptan ampliamente, las mejoras de procesos generan ciclos más rápidos, mejores productos o servicios y, en última instancia, márgenes financieros más sólidos, lo que crea una resiliencia crucial en una combinación a menudo volátil de demandas de los clientes y presiones competitivas.