TRANSICIÓN A LOS SISTEMAS SAM.GOV

¿Qué es SAM.gov?SAM.gov, abreviatura de Sistema para la Gestión de Adjudicaciones, es la plataforma oficial del gobierno de EE. UU. donde las entidades se registran para hacer negocios con el gobierno federal. Sirve como repositorio central y portal para la información relacionada con las contrataciones. Administrado por la Administración de Servicios Generales (GSA) de EE. UU., SAM.gov integra diversos sistemas de contrataciones, reduciendo la redundancia y mejorando el acceso a la información sobre contrataciones.¿Por qué es importante SAM.gov? SAM.gov contiene datos cruciales de los registrantes que utilizan las agencias federales para la adjudicación de contratos y la asistencia financiera. Antes de que una entidad pueda recibir un contrato o una subvención federal, debe estar registrada en SAM.gov. Esto incluye proporcionar un Identificador Único de Entidad (UEI), detalles financieros e información sobre elegibilidad y cumplimiento.

¿Qué motivó la transición a SAM.gov?

La transición a SAM.gov surge de un esfuerzo de modernización más amplio destinado a consolidar los sistemas de adquisiciones tradicionales en una plataforma única e integrada. Con el tiempo, sistemas como el Sistema de Informes de Evaluación del Desempeño de Contratistas (CPARS), el Sistema Federal de Datos de Adquisiciones (FPDS) y las Determinaciones Salariales en Línea (WDOL) se migraron a SAM.gov.¿Qué sistemas antiguos se integraron en SAM.gov?Como parte de la transición, se migraron las siguientes plataformas a SAM.gov:

• FedBizOpps (FBO.gov): ahora la sección de Oportunidades de Contrato en SAM.gov.
• CFDA.gov: ahora Listados de Asistencia en SAM.gov.
• FPDS.gov: integrado en el Banco de Datos para datos de adquisiciones.
• WDOL.gov: las determinaciones salariales ahora se encuentran en los datos salariales.
• ESRS.gov y FSRS.gov: Informes de subcontratación integrados en las próximas fases

¿Cuáles son los objetivos de la transición?

Los principales objetivos de la transición del sistema SAM.gov incluyen:

• Mejorar la experiencia del usuario y la accesibilidad
• Mejorar la integridad y la transparencia de los datos
• Simplificar el proceso de registro y cumplimiento
• Centralizar los datos de contratación federal en un solo lugar

¿Cuándo comenzó la transición a SAM.gov?

La transición comenzó en 2012, cuando SAM.gov reemplazó al Registro Central de Contratistas (CCR). Gradualmente, la GSA migró varios sistemas a partir de 2019, culminando con importantes integraciones entre 2023 y 2024. Hoy en día, SAM.gov se erige como el centro digital de adquisiciones para las operaciones de contratos de todo el gobierno.

¿A quién afecta esta transición?

La transición afecta a todas las organizaciones que buscan realizar transacciones con el gobierno de EE. UU., incluyendo:

• Contratistas y subcontratistas federales
• Beneficiarios de fondos federales
• Gobiernos estatales, locales y tribales
• Instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro
• Entidades internacionales que participan en asuntos federales de EE. UU.

¿Cuáles son los principales cambios para los usuarios?

La transición ha generado cambios fundamentales en la forma en que los usuarios interactúan con los sistemas de compras gubernamentales. Entre los cambios más destacados se incluyen:

• Inicio de sesión unificado a través de Login.gov: Todos los usuarios de SAM.gov deben crear una cuenta de Login.gov para acceder a las funciones del sistema. Los nombres de usuario y contraseñas heredados de sistemas antiguos ya no son válidos.
• Nuevos estándares de datos: Los datos del sistema se formatean con estándares modernos, lo que mejora la compatibilidad entre plataformas.
• Navegación simplificada: Se ha introducido una interfaz adaptable para facilitar el acceso a tareas como el registro de entidades, la búsqueda de contratos y los listados de asistencia.
• Validaciones automatizadas: Las comprobaciones de datos y las alertas en tiempo real ayudan a los usuarios a corregir errores durante el envío de formularios.

¿Qué es el ID Único de Entidad (UEI)?

Un componente importante de la transición fue la sustitución del Número DUNS por el Identificador Único de Entidad (UEI). A partir de abril de 2022, todas las entidades deben utilizar el UEI, que asigna directamente la GSA en SAM.gov. Este cambio mejora el control del gobierno federal sobre los datos de las entidades y mejora la transparencia.

¿Cómo pueden las organizaciones realizar la transición sin problemas?

Para facilitar la transición, las organizaciones deben:

• Crear una cuenta de Login.gov: Vincularla a su perfil de SAM.gov.
• Verificar la información de la entidad: Garantizar la precisión de los datos en los formularios de registro.
• Comprender el acceso basado en roles: Asignar roles (por ejemplo, Administrador de la entidad, Entrada de datos) dentro del espacio de trabajo de SAM.gov de la organización.
• Cambiar a UEI: Reemplazar las referencias DUNS en contratos y subvenciones.

¿Con qué frecuencia se deben actualizar los registros?

Todos los registros de SAM.gov deben renovarse anualmente para mantenerse activos. No actualizar la información puede ocasionar retrasos en la activación o la pérdida de oportunidades de contratación.

¿Qué soporte al usuario está disponible?

La GSA ofrece soporte dedicado a través del Servicio de Atención Federal (FSD.gov). El Centro de Ayuda ofrece:

• Tutoriales paso a paso y videos instructivos
• Chat en vivo y tickets de soporte
• Alertas del sistema por tiempo de inactividad o mantenimiento
• Preguntas frecuentes sobre la transición

¿Qué ha reemplazado a FedBizOpps (FBO.gov)?

FedBizOpps, el portal oficial para oportunidades de contratación federal, fue retirado y reemplazado por la sección Oportunidades de Contrato dentro de SAM.gov. Esta mejora agiliza el proceso de búsqueda de convocatorias abiertas, avisos archivados y resultados de adjudicaciones.

¿Hay funciones de accesibilidad?

Sí, la plataforma SAM.gov cumple con la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación y está diseñada para la accesibilidad. Los usuarios pueden navegar mediante atajos de teclado, lectores de pantalla e interfaces de texto escalables.

¿Pueden las pequeñas empresas registrarse sin costo?

Por supuesto. Registrarse, renovar o actualizar un perfil en SAM.gov es gratuito. Sin embargo, algunos proveedores externos pueden ofrecer servicios de pago, que son opcionales y no están afiliados al gobierno de EE. UU.

¿Qué tan seguro es SAM.gov?

SAM.gov sigue estrictos protocolos de ciberseguridad. Utiliza autenticación de dos factores, cifrado y monitoreo continuo para proteger los datos confidenciales de los usuarios y los contratos.

¿Cómo pueden las organizaciones mantener el cumplimiento?

Mantener el cumplimiento en SAM.gov requiere diligencia, monitoreo regular y controles internos. Los contratistas federales y los beneficiarios de subvenciones deben:

• Realizar renovaciones anuales: Marcar recordatorios en el calendario para las fechas de vencimiento.
• Actualizar los datos de la entidad con prontitud: Cualquier cambio de dirección, datos bancarios o UEI debe reflejarse lo antes posible.
• Confirmar el estado del código CAGE: Asegurarse de que el código de Entidad Comercial y Gubernamental (CAGE) siga siendo válido, especialmente para usuarios internacionales.
• Comprender las Declaraciones y Certificaciones: Estas deben mantenerse actualizadas y ser precisas para la elegibilidad del contrato.

  ¿Qué errores comunes deben evitarse?

  Adoptar las mejores prácticas con anticipación puede prevenir retrasos en el registro. Principales obstáculos a tener en cuenta:

  • Información de la UEI incorrecta o falta de transición del sistema DUNS
  • No proporcionar los datos correctos del punto de contacto (POC)
  • Seleccionar códigos NAICS irrelevantes
  • Omitir declaraciones obligatorias o divulgaciones de cumplimiento

  ¿Qué son los códigos NAICS y por qué son importantes?

  Los códigos del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS) categorizan las operaciones comerciales por sector. La selección correcta de los códigos NAICS en SAM.gov es esencial para la precisión en las solicitudes y adjudicaciones. Los compradores federales utilizan estos códigos para determinar la elegibilidad y la condición de pequeña empresa.

  ¿Están obligados los subcontratistas a registrarse en SAM.gov?

  Normalmente, los subcontratistas no están obligados a registrarse a menos que lo exija el contratista principal o las condiciones específicas de la subvención. Sin embargo, registrarse puede aumentar la visibilidad durante las oportunidades de contratación y es recomendable para las pequeñas empresas.

  ¿Cómo funcionan los listados de asistencia después de la transición?

  Los listados de asistencia, antes conocidos como entradas CFDA, ahora están integrados en SAM.gov. Esta sección permite a los solicitantes:

  • Encontrar programas federales de asistencia financiera
  • Revisar los criterios de elegibilidad y los plazos de solicitud
  • Seguir el historial de adjudicaciones y la publicación de previsiones

  ¿Qué cambios se esperan en el futuro?

  Algunas funciones aún se encuentran en fase de implementación. Las próximas mejoras incluyen:

  • Mayor integración con FPDS y la Jerarquía Federal
  • Gestión de roles y permisos ampliada
  • Panel de evaluación del desempeño anterior del contratista
  • API mejoradas para compatibilidad con software de terceros

  ¿Cómo mantenerse informado sobre los cambios?

  Los usuarios deben suscribirse a las alertas de SAM.gov y estar al tanto de los mensajes del sistema que se muestran en la página de inicio. También se anima a los usuarios a mantenerse al día con las actualizaciones a través de:

  • Foros de GSA Interact
  • Seminarios web y capacitación en vivo organizados por GSA
  • Anuncios de agencias asociadas

  Consejos finales para contratistas y beneficiarios federales

  Para las partes interesadas que trabajan con el gobierno de EE. UU., SAM.gov no es simplemente un sistema de registro; es la piedra angular de las contrataciones federales. La adaptación temprana a los cambios, la gestión minuciosa de los datos y la interacción proactiva con las funciones de SAM pueden aumentar drásticamente las tasas de éxito de las adjudicaciones y la eficiencia operativa. Asegurarse de familiarizarse con el sistema permite a las organizaciones competir eficazmente en los mercados gubernamentales.