RIESGOS DE FRAUDE EN LA DOCUMENTACIÓN DEL CERTIFICADO DE SEGURO (COI)

Un Certificado de Seguro (COI) es un documento estándar proporcionado por una aseguradora que sirve como comprobante de cobertura de seguro. Estos documentos suelen ser emitidos por agentes o compañías de seguros y se utilizan comúnmente en transacciones comerciales para verificar que el asegurado cuenta con la cobertura de seguro adecuada. Un COI incluye información esencial como:

• Nombre del asegurado
• Tipo de cobertura de seguro
• Límites y deducibles de la póliza
• Fechas de vigencia y vencimiento
• Nombre e información de contacto de la aseguradora
• Datos del titular del certificado

Los COI se suelen solicitar a contratistas, vendedores, proveedores y prestadores de servicios antes de iniciar una relación comercial. Esto es particularmente común en los sectores de la construcción, el transporte, la atención médica y los servicios profesionales. La función principal del COI es garantizar que la parte que presta los servicios cuente con las pólizas de seguro adecuadas, como responsabilidad civil general, indemnización laboral o responsabilidad civil profesional. Sin embargo, debido a la naturaleza transaccional y a la revisión, a menudo informal, de los COI, la actividad fraudulenta está en aumento. Comprender cómo se pueden falsificar los COI y los daños que pueden derivar es vital para las organizaciones preocupadas por la exposición contractual y financiera.

A pesar de su apariencia estandarizada, los Certificados de Seguro son vulnerables a diversos tipos de fraude. El creciente uso indebido de los COI puede exponer a las empresas a pérdidas financieras, acciones legales y daños a su reputación. A continuación, se presentan los esquemas de fraude más comunes que involucran documentación de COI: 1. COI falsificados. Esta es la forma más directa de fraude. Una persona o empresa puede crear un COI falso utilizando plantillas disponibles públicamente, software de diseño gráfico e información ficticia de la aseguradora. Estos documentos pueden parecer auténticos y, a menudo, se presentan a clientes desprevenidos que no verifican los detalles con la aseguradora. 2. Información de la póliza alterada. Algunas partes pueden tomar un COI real emitido por una aseguradora legítima y alterar información crucial como los límites de la póliza, las fechas de cobertura, los endosos o incluso incluir una cláusula de asegurado adicional falsificada. Estas modificaciones son difíciles de detectar, especialmente si se realizan digitalmente. Cobertura Vencida o Cancelada

Un COI puede reflejar una cobertura de seguro válida al momento de su emisión, pero la póliza correspondiente puede cancelarse o caducar poco después. Dado que los COI suelen ser una instantánea y no se actualizan automáticamente, no se notifica automáticamente a los titulares de certificados si el estado de la póliza cambia.

4. Emisión No Autorizada

En ocasiones, agentes de seguros sin la debida autorización pueden emitir COI, o las empresas pueden crearlos internamente sin la aprobación de la aseguradora. Este tipo de documentación no autorizada puede generar confusión entre las partes sobre la cobertura real y se basa en la suposición de legitimidad.

5. Uso Indebido de la Cláusula de "Asegurado Adicional"

Tergiversar el estado de "asegurado adicional" es una forma sutil pero peligrosa de fraude. Afirmar que un cliente figura como asegurado adicional cuando no lo está puede retrasar o denegar reclamaciones, lo que deriva en costosos litigios tras un incidente. En todos estos casos, la empresa que acepta el COI fraudulento se arriesga a asumir responsabilidades que supuestamente estaban cubiertas por el seguro del proveedor de servicios. En sectores de alto riesgo, esta exposición puede ser catastrófica.

Prevenir el fraude en la documentación de COI requiere un proceso de revisión bien estructurado y un compromiso organizacional con la debida diligencia. Existen varias estrategias clave que las empresas pueden adoptar para identificar y mitigar proactivamente los riesgos asociados con los certificados de seguro fraudulentos: 1. Verificar siempre directamente con la aseguradora. La forma más eficaz de confirmar la validez de un COI es contactar directamente con la aseguradora emisora ​​a través de los canales oficiales. Muchas aseguradoras tienen líneas telefónicas o formularios web específicos para la verificación de COI. No confíe en la información de contacto que se encuentra en el propio COI si su integridad está en duda. 2. Utilice software de seguimiento de certificados. Varias plataformas de gestión de riesgos ofrecen soluciones de seguimiento de certificados que automatizan la recopilación de COI, los recordatorios de renovación y la validación de pólizas en tiempo real. Estas herramientas no solo mejoran la eficiencia, sino que también reducen el error humano y la exposición al fraude. Estandarizar los procesos de revisión interna

Las empresas deben establecer un protocolo formal de revisión de COI que incluya una lista de verificación de los elementos obligatorios, como los límites mínimos de la póliza, los tipos de cobertura, las fechas de vencimiento y la confirmación de la condición de asegurado adicional. Esta lista de verificación debe usarse de forma uniforme en todos los departamentos y contratos.

4. Capacitar a los equipos de compras y legales

Capacitar a las partes interesadas internas, especialmente a las que participan en compras, gestión de proveedores y negociación de contratos, para que comprendan la importancia de los COI y estén alertas a las señales de alerta. Los talleres periódicos y el acceso a plantillas y COI de referencia pueden ayudar a su detección.

5. Exigir la participación directa de la aseguradora en los contratos

Siempre que sea posible, exija que la aseguradora notifique las cancelaciones directamente a su empresa. Muchas organizaciones grandes ya incluyen esto en sus contratos con proveedores para evitar la exposición a ciegas cuando las pólizas caducan inesperadamente.

6. Monitorear las Fechas de Vencimiento de los COI

Implementar sistemas para rastrear las fechas de vencimiento de todos los COI recibidos. Asegurarse de que todos los proveedores proporcionen documentación actualizada antes del vencimiento del COI existente. La falta de actualización de los documentos a tiempo es una falla común que los estafadores aprovechan.

7. Realizar Verificaciones Aleatorias

Realizar auditorías periódicas de los COI de los proveedores para verificar el cumplimiento y desalentar las presentaciones fraudulentas. Saber que las presentaciones se revisan aumenta la responsabilidad y reduce el comportamiento oportunista.

Al integrar estas estrategias de protección, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de aceptar COI fraudulentos y la consiguiente responsabilidad. El escrutinio constante y el uso de la tecnología actúan como escudos proactivos contra esta creciente amenaza.